Samenwerken is steeds makkelijker geworden

Cloudleveranciers zoals Microsoft maken het ons elke dag weer makkelijker om bestanden en andere content binnen het bedrijf te delen met collega’s en ook met externen. Dit komt de samenwerking flink ten goede. Ook is het natuurlijk heel efficiënt om samen aan hetzelfde bestand te kunnen werken. Veel makkelijker dan steeds bijgewerkte versies van bijvoorbeeld een excelbestand of document heen en weer te mailen.

Het gemak dient de mens en daarom kun je op heel veel verschillende en intuïtieve manieren digitaal samenwerken. Of je bestanden nu deelt via Sharepoint, Onedrive, Teams of zelfs met de office apps zelf. De laatste drempels zijn volledig weggenomen door de gebruikersvriendelijke manier waarop je dit kunt doen. Medewerkers hebben dankzij de intuïtieve werkwijze geen training nodig om bestanden te kunnen delen.

Is het onbeperkt delen van gegevens wel zo handig?

Natuurlijk. Handig is het zeker. En ook efficiënt. Er is echter ook een keerzijde van de medaille. Hoe bewaar je het overzicht van alle gedeelde mappen en bestanden binnen je organisatie? De IT manager of secretaresse krijgt dit vaker ongevraagd dan gevraagd op zijn of haar takenlijst. Maar vraag de betreffende persoon eens om te vertellen welke gegevens met anderen zijn gedeeld.

Het merendeel geeft aan dit helemaal niet te weten. Een nog groter aantal zegt het slechts gedeeltelijk op het netvlies te hebben. En dat terwijl het venijn hem juist vaak zit in die ene gedeelde map die net uit het oog was verloren. Zeker als daar, zonder dat je het zelf weet DAT de map is gedeeld, bestanden in plaatst die eigenlijk helemaal niet voor (externe) ogen bestemd zijn.

Zonder de inzet van een IT-manager gaat enige vorm van  inzicht overigens alsnog niet worden verkregen. Want alle prachtige toolkits ten spijt: eenduidige rapportage over het gebruik en met nam het delen van gegevens binnen je cloudomgeving is niet inbegrepen. Daardoor kan er ook niet worden ingegrepen in het geval er een keer gevoelige data “per ongeluk” is gedeeld met de verkeerde persoon/afdeling. En… hoe lang duurt het doorgaans voordat je er achter komt dat een medewerker die de organisatie heeft verlaten nog steeds toegang blijkt te hebben? Zelfs de betrokken IT-manager zal dat niet altijd adequaat op het netvlies hebben.

Ik haal mijn overzicht wel uit de cloud

Dit horen we wel vaker, maar helaas. Tools om heldere overzichten en rapportages over het gebruik (en eventueel misbruik) van de cloudomgeving zijn domweg niet beschikbaar bij de cloudproviders. “Echt wel!” zegt de betweterige IT-guru. “Het is gewoon mogelijk om handmatig elke sharepoint site te doorlopen om te controleren hoe en welke bestanden en folders zijn gedeeld.” Maar wat nu als je, zoals een nette inrichting betaamt, tientallen sites hebt die je netjes met rol-gebaseerde toegang hebt ingesteld? Dan wordt het aardig wat handmatig klikwerk. En om nu maandelijks 2-3 fulltime dagen te besteden aan oeverloos steeds dezelfde mappen en bestanden te controleren… je houd je IT-manager dan niet lang gemotiveerd of vervelender nog: binnen de gelederen. Om van de maandelijkse kostprijs voor het handmatig creëren van leesbare rapporten maar te zwijgen.

Dé oplossing is hier

Alle klanten van Esrocom die gebruik maken van de door Esrocom beheerde cloudservices Sharepoint, Onedrive, en Teams ontvangen wekelijks een geautomatiseerde rapportage met alle gegevens over het delen of toegankelijk maken van bestanden en mappen. Gewoon in een duidelijk leesbaar excelletje. Daarnaast is er voor de veeleisende klant een volledig en zeer uitgebreid rapportage portaal beschikbaar waarin het gebruik van de cloud per medewerker, afdeling, applicatie inzichtelijk wordt gemaakt en en nog veel meer is te bekijken.

Het kost niet meer dan een half uurtje per maand om volledig up-to-date te blijven met je (vertrouwelijk) gegevens. En bij geconstateerde hiaten kunnen eventuele (on)bewust veroorzaakte kwetsbaarheden meteen worden geëlimineerd.