WhatsApp
In het kort
Alle werkzaamheden en communicatie leggen we vast in ons ticketsysteem. In het supportportaal ziet u per ticket precies wat er is gedaan, wanneer, door wie en hoeveel tijd het kostte. Bij elke factuur ontvangt u een urenoverzicht, uitgesplitst in binnen en buiten contract, niet-factureerbare tijd en eventuele materialen. Nog geen account? Vraag het aan via het portaal.
Uitgebreide toelichting
Het ticketsysteem is ook ons communicatiemiddel: alle berichten, updates en acties rond één vraag of storing staan overzichtelijk bij elkaar. Per ticket ziet u:
- wat er is gedaan (een omschrijving per activiteit)
- wanneer het is uitgevoerd
- door wie
- en hoeveel tijd eraan is besteed
Bij elke factuur sturen we een urenoverzicht mee, met de tijdregels per ticket. Daarin staat het soort activiteit, zoals support, werk op locatie, reistijd of "niet factureerbaar", en of het binnen of buiten contract valt. Onderaan staat vaak een samenvatting met de totalen per categorie.
Uren binnen het contract
Bij contracten zijn vaak uren per maand inbegrepen. Die factureren we niet extra. U ziet ze wel op de factuur en in het urenoverzicht, met een tarief van nul. Zo is duidelijk dat het werk is gedaan, maar binnen de afspraken valt.
Buiten contract
Werk dat buiten de afspraken valt, registreren we als "buiten contract" en factureren we (waar dat van toepassing is) tegen het bijbehorende uurtarief. Wat binnen en wat buiten de afspraken valt, leest u op de pagina Wat valt binnen en buiten de SLA?
Niet factureerbaar
Soms staat er "niet factureerbaar". Dat gebruiken we bijvoorbeeld voor het maken van offertes, administratief werk of het herstellen van een fout die wij zelf hebben gemaakt. Eerlijk is eerlijk: ook dat kan gebeuren. Die tijd leggen we wel vast, maar rekenen we niet door.
Materialen
Naast uren kunnen er ook materialen op de factuur staan, zoals een netwerkkabel of een kleine netwerkswitch.
Uurtarieven
Klanten met een contract hebben andere uurtarieven dan klanten zonder contract. Dat hangt af van het soort contract en de afspraken. De tarieven per SLA-niveau vindt u op de pagina SLA-niveaus.
Lijkt een factuur dubbel?
Het kan lijken alsof werk twee keer wordt gefactureerd. Bijvoorbeeld: u krijgt in juli een factuur voor werk in juni, en in augustus nog een factuur met (deels) dezelfde maand in de omschrijving.
Meestal komt dat doordat een ticket nog openstond toen de eerste factuur werd gemaakt. Zolang een ticket open is, kunnen er nog tijdregels bijkomen. Wordt het ticket gesloten, dan gaan de laatste tijdregels mee op de eerstvolgende factuur. Het gaat dus om werk uit een ticket dat later is afgerond, niet om dubbel werk. U controleert dit eenvoudig door de bijlagen met de tijdregels naast elkaar te leggen.