Hoe is de urenregistratie / facturatie ingeregeld?

Korte uitleg

Alle werkzaamheden en communicatie leggen we vast in ons ticketsysteem. Via https://support.esrocom.nl kun je per ticket precies terugzien wat er is gedaan, wanneer, door wie en hoeveel tijd het kostte. Bij elke factuur ontvang je een urenoverzicht met een duidelijke uitsplitsing van binnen/buiten contract, niet-factureerbare tijd en eventuele materialen. Nog geen account? Vraag hem aan via het portaal.

Uitgebreide toelichting

De supportafdeling registreert alle werkzaamheden in ons ticketsysteem. Dat systeem gebruiken we ook als communicatiemiddel: alle berichten, updates en uitgevoerde acties rondom één vraag of storing blijven zo overzichtelijk bij elkaar.

Via https://support.esrocom.nl kun je (met een account) per ticket terugzien:

• wat er is gedaan (omschrijving per activiteit),
• wanneer het is uitgevoerd,
• door wie,
• en hoeveel tijd eraan besteed is.

Bij elke factuur sturen we standaard een urenregistratie-overzicht mee. Daarin staan de tijdregels per ticket, inclusief het type activiteit (bijvoorbeeld support, werkzaamheden op locatie, reistijd of “niet factureerbaar”) en of dit binnen contract of buiten contract valt. Onderaan is vaak een samenvatting opgenomen met totalen per categorie en het totaal aantal uren.

Contracturen / inbegrepen uren

Bij contracten zijn er vaak uren per maand inbegrepen. Deze uren worden niet extra gefactureerd. Je ziet ze wel terug op de factuur en in het urenoverzicht, maar met een 0-tarief (zodat duidelijk is dat het werk is uitgevoerd, maar binnen de afspraken valt).

Buiten contract / wel factureerbaar

Werkzaamheden die buiten de contractafspraken vallen, worden als “buiten contract” geregistreerd en (waar van toepassing) gefactureerd tegen het bijbehorende (contract)uurtarief.

Niet factureerbaar

Soms staat er “niet factureerbaar”. Dat gebruiken we bijvoorbeeld voor het opstellen van offertes, administratieve handelingen, of het herstellen van een fout die wij zelf hebben gemaakt (eerlijk is eerlijk: ook dat kan ons wel eens overkomen). Deze tijd wordt dus wel vastgelegd, maar niet doorbelast.

Materialen / verbruiksmaterialen

Naast uren kunnen er ook (verbruiks)materialen op de factuur staan, zoals een netwerkkabel of een (kleine) netwerkswitch.

Uurtarieven bij contracten

Klanten met een contract kunnen andere uurtarieven verwachten dan klanten zonder contract. Dit is afhankelijk van het type contract en de bijbehorende afspraken.

“Dubbele” facturen